Lecture 11 : Strategic Information System Planning

Web Mining

                เป็น text mining รูปแบบหนึ่งที่ทำขึ้นบน website เพื่อสำรวจพฤติกรรมของผู้บริโภค ความสนใจ รูปแบบการใช้งานบน  website เช่น สามารถทราบได้ว่าผู้บริโภคมีการใช้ website บ่อยหรือไม่ ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละครั้งนานเท่าไร เป็นต้น ทำให้สามารถนำข้อมูลที่จากการสำรวจมาใช้ปรับปรุงรูปแบบและนำเสนอข้อมูลให้ตรงกับความต้องการและความสนใจของผู้บริโภค แบ่งเป็น 3 ประเภท ได้แก่

·        Web Content Mining เป็นการสำรวจว่าผู้ใช้งานดู content อะไรในเว็บไซด์บ้าง

·        Web Structure Mining เป็นการสำรวจโครงสร้างของ website ทำการสำรวจดูว่าผู้บริโภคจำ URL ของบริษัทได้หรือไม่ ถ้าผู้บริโภคเข้าทาง link จาก Web อื่นๆเสมอ องค์กรก็ควรทำประกาศให้คนจำ URL ได้มากขึ้น หรือทำ link ให้มากขึ้น

·        Web Usage Mining การเก็บข้อมูลจำนวนลูกค้าที่เข้ามาเยี่ยมชมเว็บและจับจ่ายใช้สอยจริง ทำให้รู้พฤติกรรมการใช้เว็บของลูกค้าและนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ เรียกอีกอย่างว่าเป็นการทำ "Click Stream"

Strategic Information System Planning 

                เป็นการวางแผนในส่วนโครงสร้างของการใช้ระบบสารสนเทศ (IS) ว่าควรมีระบบสารสนเทศใดบ้าง ควรมีการใช้ระบบอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ โดยในกระบวนการวางแผนบุคลากรทุกฝ่ายควรร่วมมือกัน เนื่องจากหัวใจสำคัญของการวางแผน ไม่ใช่ที่ตัวแผน แต่คือ “กระบวนการ”

Four-stage planning model

                ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ได้แก่

                1) Strategic Planning เป็นการกำหนดกลยุทธ์ โดยการหาความสัมพันธ์ระหว่างแผนกลยุทธ์ขององค์กรกับ IT

·        Set IS Mission ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรมองสารสนเทศอย่างไรเป็นเครื่องมือหลักหรือตัว support

·        Access Environment เป็นการประเมินสภาพแวดล้อม (ดูสภาพการณ์) ในปัจจุบัน เช่น ดูความสามารถของ IS ในปัจจุบันขององค์กรว่าทำงานอะไรได้บ้าง มีโอกาสหรือเทคโนโลยีอะไรใหม่ๆหรือไม่ ภาพลักษณ์ของ IS ขององค์กรในปัจจุบัน เป็นต้น

·        Access Organizational Objectives Strategies โดยทบทวนแผนกลยุทธ์ขององค์กรว่าเหมาะสมกับสภาพปัจจุบันเพียงใด ใครเป็นคนทำ รวมถึงการกำหนดกลยุทธ์สารสนเทศที่สนับสนุนกลยุทธ์องค์กร

·        Set IS Policies, Objectives, Strategies พิจารณาโครงสร้างองค์กรว่า IS แทรกอยู่ในส่วนใด 5ถ้าเป็นเพียงหน่วยงานย่อยของแผนกอื่น หมายถึงระดับความสำคัญที่น้อยลง

2) Organizational Information Requirements Analysis กำหนดระบบสารสนเทศที่ต้องใช้ในการดำเนิน       กลยุทธ์

·        Access organizational  information requirements วิเคราะห์ความต้องการ ดูว่าต้องใช้ IS อะไรบ้างในการตอบสนองแต่ละกลยุทธ์ โดยเข้าไปประเมินโดยอาจเป็นการสังเกตการณ์, การสัมภาษณ์, การ Review ระบบ โดยแบ่งเป็น Current need คือ ดูว่าปัจจุบันต้องการระบบอะไรบ้าง และ Projected need คือ ดูความต้องการในอนาคต โดยดูว่าจำเป็นต้องมีระบบใดบ้าง กี่ระบบ

·        Assemble master development plan มีการจัดทำและพัฒนาแผนงาน โดยแผนสารสนเทศจะประมาณ 3-5 ปี มีการจัดลำดับความสำคัญของแผนงานว่าอันไหนควรจะทำก่อน อันไหนควรจะทำหลัง เป็นต้น

3) Resource allocation เป็นการจัดสรรทรัพยากร ดูว่าต้องใช้ hardware และ software แบบไหน

·        Develop Resource Requirements Plan ประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในการสร้าง IS กำหนดให้ชัดเจนว่าเป็น Infrastructure หรือ Application ได้แก่ Hardware Software บุคลากร Facilities เช่น ห้องหรือโต๊ะที่ใช้ในการตั้ง Server การติดตั้งสาย Network และกำลังไฟ และต้องตีราคาทรัพยากรทั้งหมดเป็นตัวเงิน (แม้แต่การอบรมพนักงาน) แล้วหา Cost/ Application

4) Project planning พิจารณาความคุ้มค่าของการนำระบบสารสนเทศมาใช้งาน

·        Evaluate Project and Develop Project Plans ประเมินความคุ้มค่า ระบุหน้าที่งานที่ต้องทำ ประมาณต้นทุน กำหนดเวลาและวันเสร็จสิ้นแผนงาน

The Business Systems Planning Model (BSP)

การวิเคราะห์ข้อมูลทั่วทั้งองค์กร เพื่อให้เห็นถึงโครงสร้างการกำเนิดของข้อมูลผ่าน Business Processes (Across Functional) และ Data Classes บอกว่าแต่ละ Process ใช้และสร้าง Data อะไร ซึ่งช่วยให้ข้อมูลดำรงอยู่แม้มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรก็ตาม โดยมีข้อดี คือ ทำให้สามารถเห็นภาพกว้างขององค์กร รวมถึงระบบและข้อมูลที่ใช้ เหมาะสำหรับการเริ่มต้น และการเปลี่ยนแปลงสถานการณ์ แต่มีข้อเสียที่ใช้เวลามาก และต้องวิเคราะห์ข้อมูลเป็นจำนวนมาก

Critical Success Factors (CSF)

 เป็นการเตรียมระบบ, พัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริหารระดับสูง โดยจะมองแต่ประเด็นหลักๆ ที่มีความสำคัญต่อการอยู่รอด/ประสบความสำเร็จขององค์กร โดย CSF จะมีความแตกต่างกันไปตามแต่ละอุตสาหกรรม โดยมีข้อดี คือ ใช้ข้อมูลไม่มากในการวิเคราะห์ และคำนึงถึงสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป แต่มีข้อเสีย คือ การวิเคราะห์นั้นขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้นำ

Lecture 10 : Enterprise System, Supply Chain Management and Enterprise Resource Planning

Enterprise System

                เป็นระบบที่เชื่อมโยงในแต่ละส่วนขององค์กรเข้ากระบวนการหลักของธุรกิจ โดยมีระบบ Functional Information System เป็นระบบสารสนเทศพื้นฐาน ซึ่งระบบของแต่ละส่วนงานจะมีความแตกต่างกัน เนื่องจากความต้องการของแต่ละหน่วยงานแตกต่างกัน โดยรวมอำนาจในการทำงานและตัดสินใจเฉพาะของแต่ละหน่วย เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด เป็นต้น

                 ประโยชน์หลักของ Enterprise System ได้แก่ การช่วยให้การทำงานระหว่างระบบต่างๆมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายมากขึ้น ช่วยให้การ outsource ทำได้ง่ายมากขึ้น เป็นต้น แต่ทั้งนี้การจัดทำระบบ Enterprise System ก็มีต้นทุนที่สูงจึงไม่เหมาะสำหรับองค์กรที่มีขนาดเล็ก และผู้ทำงานส่วนใหญ่จะมีความคุ้นเคยกับระบบเดิมที่ใช้อยู่ จึงรู้สึกไม่อยากที่จะเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ ดังนั้น การจัดทำระบบ Enterprise System

จึงควรพิจารณาก่อนว่าองค์กรของตนมีความเหมาะสมที่จะใช้หรือไม่

ตัวอย่างของ Enterprise System

·        Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นระบบที่สร้างขึ้นเพื่อบริหารจัดการข้อมูลภายในองค์กร

·        Customer Relationship Management (CRM) เป็นระบบที่ใช้บริหารจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า

·        Knowledge Management System (KM) เป็นระบบที่ใช้บริหารจัดการ และพัฒนาความรู้ภายในองค์กร

·        Supply Chain Management (SCM) เป็นระบบที่ใช้บริหารจัดการเรื่อง Supply Chain

·        Decision Support System (DSS) เป็นระบบที่ใช้ช่วยประกอบการตัดสินใจสำหรับผู้บริหาร

·        Business Intelligence (BI) เป็นระบบที่ใช้บริหารจัดการความรู้ภายในองค์กร โดยอาจรวบรวมจากอีเมล์หรือการสื่อสารกันเองระหว่างบุคคล

Supply Chain Management Systems

            เป็นกระบวนการตั้งแต่การรับวัตถุดิบมาจาก Supplier ไปจนถึงการส่งสินค้าให้กับลูกค้า โดยได้มีการนำระบบสารสนเทศเข้ามามีบทบาทในการช่วยจัดการ ให้มีความสะดวก รวดเร็วมากขึ้น โดยระบบสารสนเทศที่ใช้ภายใน Supply Chain Management Systems มีดังนี้

·        Warehouse Management System (WMS) เป็นระบบที่ใช้ในการบริหารจัดการโรงเก็บสินค้าคงคลัง

·        Inventory Management System (IMS) เป็นระบบที่ใช้ในการบริหารจัดการสินค้าคงเหลือ

·     Fleet Management System เป็นระบบบริหารจัดการการขนส่งสินค้า ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้าถูกส่งไปถึงตำแหน่งใด มีปริมาณครบหรือไม่

·        Vehicle Routing and Planning เป็นระบบบริหารจัดการเส้นทางการขนส่ง เพื่อให้ได้เส้นทางที่สั้น และประหยัดมากที่สุด

·        Vehicle Based System เป็นระบบบริหารจัดการรถขนส่ง สามารถตรวจสอบสถานที่การเดินทางในปัจจุบันได้

10 IT Trends for Logistics Supply Chain Management

·        Connectivity ทำให้สามารถเชื่อมโยงกับเครื่องมือต่างๆได้สะดวกมากขึ้น เช่น การใช้ wireless เชื่อมต่อกับมือถือ เป็นต้น

·        Advanced Wireless : Voice & GPS เป็นการสื่อสารผ่านการใช้เสียง และ GPS

·        Speech Recognition เป็นการสั่งงานด้วยเสียง

·        Digital Imaging เป็นการประมวลผลภาพดิจิตอล

·        Portable Printing สามารถทำเป็นใบเสร็จและติดต่อกลับเข้าที่สำนักงานใหญ่ได้ทันที เช่น ธุรกิจประกัน         (ในต่างประเทศ)

·     2D & other barcoding advances เป็นบาร์โค้ด 2 มิติที่สามารถบันทึกข้อมูลได้อย่างสะดวก และสามารถออกแบบให้เหมาะสมกับแต่ละองค์กรได้

·        RFID เป็นชิปที่ฝังอยู่ในบัตร หรือแถบสินค้า ช่วยให้สามารถสแกนอ่านข้อมูลได้

·        Real Time Location System (RTLS) เป็นระบบแสดงตำแหน่งเวลาจริง ใช้ร่วมกับ RFID ทำให้องค์กรสามารถใช้ตรวจสอบตำแหน่งปัจจุบัน

·        Remote Management เป็นระบบการจัดการทางไกล โดยใช้ระบบแลนไร้สายเพื่อติดตามสินทรัพย์

·        Security เป็นความปลอดภัยของอุปกรณ์และเครือข่ายไร้สาย

Enterprise Resource Planning Systems

                เป็นระบบที่ช่วยเชื่อมโยง และแบ่งปันข้อมูลจากทุกหน่วยงาน เช่น ระบบ SAP ระบบ Oracle เป็นต้น สำหรับการนำระบบ ERP เข้ามาใช้อาจมีปัญหาเนื่องจากมีระบบสารสนเทศเดิมอยู่แล้ว การนำระบบสารสนเทศใหม่เข้ามารใช้จึงจำเป็นต้องมีการปรับตัว ซึ่งอาจก่อให้เกิดกระแสต่อต้านได้ด้วยจึงมีหลายครั้งที่การนำ ERP มาใช้ไม่ประสบความสำเร็จ

                การนำระบบ ERP เข้ามาใช้จะเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ และเพิ่มความสะดวกในการใช้ข้อมูล แต่การใช้ระบบ ERP ก็มีต้นทุนที่สูง และต้องใช้เวลาในการปรับตัวเข้ากับระบบใหม่

Lecture 9 : Data Management & Business Intelligence

Benefits of Data Warehouse

·        เพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เนื่องจากมีการเก็บรวมรวบไว้ในที่เดียว

·        เพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายยิ่งขึ้น

Data Warehouse Process

                เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลจาก Operational Data และ External Data เข้าสู่ Meta Data แล้วทำการคัดเลือกข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้นำไปเก็บไว้ใน Data Cube รวมถึงการบอกแนวทางการเคลื่อนที่ของข้อมูลด้วย

Data Mart

                เป็นข้อมูลจาก Data Warehouse ที่ทำการเลือกออกมาให้มีขนาดเล็กลง ออกแบบมาเพื่อจัดเก็บข้อมูลแยกตามแต่ละแผนก หรือหน่วยงานทางธุรกิจ

Types of Data Mart

·        Replicated data mart เป็นการนำข้อมูลจาก Data Warehouse มาจัดแบ่งข้อมูลให้มีขนาดเล็กลงเป็น data mart เพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละแผนก

·        Stand-alone data mart เป็นการสร้าง data mart ขึ้นมาในส่วนที่ต้องการใช้งาน โดยยังไม่มีการสร้าง Data Warehouse ขององค์กร เช่น ด้านการตลาด ด้านการเงิน เป็นต้น

Data Cube

                เป็นฐานข้อมูลที่มีการจัดเรียงข้อมูลตามมิติต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีเป็นจำนวนมาก ซึ่งสามารถทำการวิเคราะห์ได้หลายรูปแบบ เช่น

·        แบบ Slices and Dices เป็นการดูข้อมูลที่แบ่งออกเป้นมิติต่างๆ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า ทั้งในแง่ของคาคา ฐานลูกค้าในแต่ระดับ แต่ละเวลา

·        แบบ Rollups เป็นการดูข้อมูลจากรายละเอียดกลับขึ้นไปหาข้อมูลที่เป็นภาพรวม เพื่อวิเคราะห์เปรียบเทียบ

·        แบบ Drill Downs เป็นการดูข้อมูลจากภาพกว้างแล้วเจาะลงรายละเอียดไปในแต่ละกลุ่มย่อย เป็นข้อมูลสรุปที่ผู้บริหารนิยมใช้ เช่น ข้อมูลจำนวนนักศึกษา “คณะพาณิชย์” >> แยกตามสาขาวิชา >> แยกตามวิธีรับเข้าศึกษา >> แยกตามภูมิลำเนา

Business Intelligence (BI)

                เป็นเทคโนโลยีที่มีขึ้นมาเพื่อรวบรวมเครื่องมือในการทำงานต่างๆ และข้อมูลพื้นฐาน เพื่อเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ การเตรียมข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์ เพื่อการตัดสินใจเลือกแนวทางปฏิบัติ

Dashboards

                เป็นส่วนที่นำเสนอข้อมูลให้ผู้บริหารทำการประเมิน หรืออาจเรียกว่าการ upload Business view แต่ในการนำเสนอข้อมูลให้กับผู้บริหารควรที่จะทำการพิจารณาด้วยว่าเป็นการให้ข้อมูลที่มากเกินความจำเป็นหรือไม่ เพราะจะก่อให้เกิดปัญหาในการใช้งาน การดูข้อมูลอาจทำได้ไม่ทั่วถึง เลือกใช้ข้อมูลได้ไม่มีเหมาะสม เป็นต้น

Business Performance Management (BPM)

                 เป็นการจัดการที่ใช้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมาย วัตถุประสงค์และกลยุทธ์ ขึ้นกับ BI Analysis Reporting, dashboards & scorecards

Data Mining

                เป็นการค้นหาความรู้ใหม่ๆ เพื่อให้เกิดความเข้าใจ และนำไปปฏิบัติได้ เป็นการทำให้ข้อมูลที่มีอยู่เป็นจำนวนมากใน Databases กลายเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจผ่านการใช้เครื่องมือช่วยในการวิเคราะห์ ซึ่งประกอบด้วย 5 รูปแบบ ได้แก่

·        Clustering เป็นการจัดกลุ่มข้อมูล โดยทำการ plot ข้อมูล แล้วดูจุดที่กลุ่มข้อมูลกระจุกตัวรวมกัน

·        Classification เป็นการจัดกลุ่มข้อมูลแบ่งตามเกณฑ์คุณลักษณะต่างๆ โดยมีสมมติฐานล่วงหน้า

·        Association เป็นผลสืบเนื่องที่เกิดขึ้น เช่น หากลูกค้าเปิดบัญชีออมทรัพย์ ต่อไปก็มีความเป็นไปได้ที่จะทำบัตร ATM ด้วย เป็นต้น

·        Sequence Discovery เป็นผลที่เกิดตามหลังมา

·        Prediction การ Forecast เป็นการคาดการณ์ล่วงหน้า (forecast)

Text Mining

                เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการทำ Data mining สำหรับข้อมูลแบบ nonstructured เช่น ข้อแนะนำจากลูกค้า การวิเคราะห์สถิติการรับคืนสินค้า เป็นต้น เพื่อทำการหาสาเหตุ และแก้ไขต่อไป (โดยปกติข้อมูลที่อยู่ใน Data Warehouse จะเป็นข้อมูลแบบ structured – มีรูปแบบที่แน่นอน)

Lecture 8 : Data Management

Data and Information

                Data คือ ข้อเท็จจริง ซึ่งหาได้จากแหล่งข้อมูลต่างๆ เป็นข้อมูลที่ยังไม่ผ่านกระบวนการใดๆ จึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ยังไม่มีความหมาย หรือยังไม่สามารถสื่อความหมายได้ด้วยตนเอง

Information คือ การนำ Data มาผ่านกระบวนการต่างๆ (Process) ให้สามารถสื่อความหมายเพื่อให้นำไปใช้ประโยชน์ได้

                ดังนั้นข้อความใดๆจะถูกกำหนดให้เป็น Data หรือ Information นั้นขึ้นอยู่กับผู้รับ หากผู้รับเป็นผู้มีส่วนได้เสียในข้อความนั้น ข้อความนั้นก็จะเป็น Information

Information System คือ ระบบที่ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาประมวลผล วิเคราะห์เพื่อสร้างสารสนเทศให้กับผู้ที่ต้องการ รวมถึงการจัดเก็บบันทึกข้อมูลที่นำเข้าสู่ระบบเพื่อการใช้งาน โดย Information System มี 6 องค์ประกอบ ได้แก่

            1. Hardware

            2. Software

            3. Data

            4. Network

            5. Procedure

            6. People

Data Management

                การจัดการข้อมูลมีความยากลำบากเนื่องจากสาเหตุต่างๆ เช่น ข้อมูลมีจำนวนมากขึ้น ข้อมูลมีการกระจัดกระจาย และมีความซ้ำซ้อน ความปลอดภัยของข้อมูล คุณภาพ จริยธรรม อีกทั้งการจัดการข้อมูลจากภายนอกที่ใช้ในการตัดสินใจเป็นข้อมูลที่เราไม่มีอำนาจในการควบคุม โดย Data Management แบ่งออกเป็น 4 ส่วน ได้แก่

·        Data profiling เป็นข้อมูลเบื้องต้นของข้อมูลที่จัดเก็บ

·        Data quality management เป็นการปรับปรุงคุณภาพของข้อมูล

·        Data integration เป็นการรวบรวมข้อมูลที่เหมือนกันจากแหล่งที่มาที่หลากหลาย

·        Data augment เป็นการปรับปรุงคุณค่าของข้อมูล

Data Life cycle process

แบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอน ได้แก่

·        เก็บรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งที่มา โดยสามารถเก็บข้อมูลได้จาก 3 แหล่ง คือ Internal Data , External Data และ Personal Data

·        จัดเก็บข้อมูลที่ต้องการใช้มารวมกันที่ Data Warehouse

·        ผู้ที่ต้องการใช้ข้อมูลเข้าที่ Data Warehouse และทำการคัดลอกเพื่อเอาไปใช้ในการวิเคราะห์

·        ใช้เครื่องมือในการวิเคราะห์ เช่น OLAP , EIS , DSS เป็นต้น เข้ามาช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล

Data Processing

·        Transactional เป็นระบบปฏิบัติการที่ใช้ TPS ในจัดเก็บข้อมูลและแปลผลจากส่วนกลาง

·        Analytical เป็นระบบการวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมมาจากหลายแหล่ง ส่วนใหญ่มาจาก End-Users เช่น DSS, EIS, Web เป็น

Data Warehouse

                Data Warehouse เป็นแหล่งเก็บข้อมูลที่ได้ทำการคัดเลือกข้อมูลมาจาก database โดยทำการคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ซึ่งจะนำไปใช้ประกอบกระบวนการวิเคราะห์ในขั้นถัดไป โดย Data Warehouse จะเหมาะกับองค์กรที่ผู้บริหารเน้นการใช้ข้อมูลในกาารตัดสินใจ ซึ่งจะไม่เหมาะกับองค์กรที่ผู้บริหารใช้ประสบการณ์ในการตัดสินใจ

ลักษณะของ Data Warehouse

·        Organization เป็นการนำข้อมูลเข้ามาจัดเก็บตามหมวดหมู่ โดยจัดข้อมูลตาม subject

·        Consistency เนื่องจากข้อมูลมีความไม่สม่ำเสมอกันในแต่ละข้อมูล จึงต้องทำให้มีความสม่ำเสมอก่อนที่จะทำการจัดเก็บ

·        Time variant มีช่วงเวลาที่ชัดเจน

·        Non-volatile data ข้อมูลที่ถูกใช้มากจากอดีต ซึ่งจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นจึงไม่มีการ update ข้อมูล แต่จะทำการเพิ่มข้อมูลใหม่เข้ามาแทน

·        Relational

·        Client/server